Бешеный ритм жизни сводит с ума. Постоянная нехватка времени, авралы и неумолимо надвигающийся дедлайн нет-нет, да и заставляют паниковать, вызывают депрессию. Чтобы остаться в строю и не сойти с ума, надо грамотно управлять собственным временем. И спасение наше – тайм-менеджмент – эффективное распределение работы с пользой для здоровья.
Птичий спор
Кажется, хронобиология раз и навсегда опровергла миф о существовании «жаворонков» и «сов», а мы все равно продолжаем упорствовать в этом «птичьем» заблуждении. Природа наделила нас одинаковым «набором» органов, так что каждый способен по собственному желанию превратиться в «жаворонка» или «сову». Поверьте, вы с одинаковым успехом можете подниматься в 6 часов утра на пробежку и нежиться в кровати, как минимум, до обеда. Как вам будет угодно! Между тем, органы нашего тела имеют собственные пики и спады активности, которые необходимо учитывать всем тем, кто решил управлять своим временем. Вы знаете, как работает ваш организм?
Каждому делу – свое время
Для того, чтобы значительно повысить свою производительность и быть всегда в тонусе, хронобиологи настоятельно советуют жить в соответствии с биоритмами собственного организма, то есть по принципу – «каждому делу – свое время».
С 7 до 10 часов
Организм просыпается и лениво потягивается, артериальное давление подскакивает, и риск инсульта существенно возрастает. Главное в это время – сохранять спокойствие, где бы вы ни были: в пробке, на деловом совещании, на приеме у стоматолога. В общем, дышите глубже и медленно считайте до 10. На первую половину дня запланируйте дела, не требующие большого умственного и психологического напряжения. Входите в рабочий ритм плавно, «раскачивайтесь» постепенно.
12 часов
Полдень – оптимальное время для принятия серьезных взвешенных решений, по какому бы то ни было поводу. Так что, если вы созрели до мысли взять повышенные трудовые обязательства, выполнить и перевыполнить план продаж – не медлите, обрадуйте шефа сейчас же.
С 13 до 15 часов
В это время лучше не заниматься интеллектуальным трудом, мозг слегка «тормозит», обменные процессы замедляются. Поскольку от вас все равно не будет никакого толку на рабочем месте, отправляйтесь на обед.
С 15 до 16 часов
Идеальное время, чтобы качественно выполнить работу, связанную с мелкой моторикой. Например, заполнить анкету на получение ипотечного кредита или… написать заявление об увольнении.
С 18 до 20 часов
Планируете неформальную встречу с партнерами, но не знаете, когда лучше ее провести? Смело бронируйте столик в ресторане на 18-19 часов. В это время организм наименее восприимчив к алкоголю, так что винные пары не смогут замутить ваше сознание. Вы с одинаковым успехом и беседу подержите, и обсудите все преимущества того или иного коммерческого предложения.
Сам себе менеджер
Ритм жизни постоянно ускоряется, мы торопимся жить, непрерывно наращивая темп, но… Времени не хватает, и мы опять опаздываем. Как все успеть и при этом не надорваться? Секрет – в грамотном планировании времени.
Техника S.M.A.R.T.
Прежде, чем ставить перед собой смелую цель, проверьте – соответствует ли она критериям SMART. Итак, цель должна быть:
- S (Specific) – конкретной;
- M (Measurable) – измеримой;
- A (Achievable) – достижимой;
- R (Relevant) – согласованной;
- T (Time framed) – определённой во времени.
Все мы знаем, что слона следует есть по кусочкам, точно так же надо поступать и с масштабными задачами - дробите их на мелкие до тех пор, пока не поймете, какой пункт из списка сможете выполнить сию секунду.
Подготовьте список дел – это позволит увеличить вашу производительность на 25%. Ни на минуту не забывайте о правиле 10/90, которое гласит: 10% времени на планирование дела сэкономит 90% при его выполнении. Ставьте себе четкие сроки.
Для повышения собственной эффективности воспользуйтесь методом 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, разделите все предстоящие дела на 4 группы:
• Срочные и важные
Это первостепенные задачи, которые нельзя откладывать на потом. В противном случае могут возникнуть серьезные проблемы.
• Важные, не срочные
Не срочные, но важные дела легко превращаются в срочные и важные, если их постоянно откладывать. Будьте осторожны, ведь такие задачи оказывают серьезное влияние на развитие событий в длительной перспективе.
• Срочные, не важные
Эти дела не критичны и незначительно влияют на успешность вашей работы, но пожирают большое количество времени, поэтому лучше поручить их выполнение кому-то другому.
• Не срочные и не важные
Таких дел не должно быть в вашем списке.
Секрет успеха
Составить список задач – уже полдела, но не менее важно шаг за шагом оптимизировать их выполнение. Начните день с самого тяжелого и неприятного дела – «съешьте лягушку». По мнению авторитетного бизнес-тренера, канадца Брайана Трейси, это придаст вам заряд бодрости на весь день. Еще бы, ведь самое противное уже позади.
Переключайтесь с умом. При выполнении небольшого дела, несложной задачи количество переключений должно быть минимальным, в случае работы над чем-то масштабным, например, годовым отчетом, наоборот, максимальным.
Любую работу всегда доводите до конца. Снова и снова возвращаясь к незавершенным делам, вы снижаете свою эффективность, как минимум, в 5 раз.
Составьте «черный список» и заносите в него причины, мешающие продуктивно работать. Преимущественно – ФИО хронофагов - людей, ворующих ваше время. Подробно фиксируйте, когда, почему и сколько раз в день вас отвлекли, сколько минут/часов при этом был потеряно. Очертив круг «врагов», вы постепенно сможете с ними бороться. Как минимум, перестанете обсуждать с коллегами погоду и новую моду.
Научитесь отказываться от задач, которые не входят в список приоритетных дел на день. Лучше перенесите их на завтра.
Выделите специальное время для проверки электронной почты и деловых звонков. В идеале нужно это делать 2 раза в день – утром и вечером.
Пользуйтесь корзиной для бумаг, выбрасывайте все лишнее! Оказывается, поиск необходимых документов в хаосе на столе занимает до 30% ценного рабочего времени.
Хорошо отдыхает тот, кто хорошо работает. Научившись грамотно распределять задачи, вы увидите, как много свободного времени у вас появится на «жизнь». Если вы, конечно, отделяете жизнь от работы. Ваша следующая цель – освоить тонкости лайф-менеджмента, то есть грамотного управления своей жизнью в целом.
